IMPLEMANTASI SENAYAN LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM ( SLiMS ) di PERPUSTAKAAN STIKes PANTI RAPIH YOGYAKARTA
I. Latar Belakang
Tuntutan kemajuan teknologi menjadi orang berlomba-lomba untuk mengikuti arus perubahan itu. Kemajuan teknologi terutama dalam hal perkembangan teknologi informasi. Bertambah pesatnya kebutuhan informasi, mengakibatkan adanya tuntutan baru dari pemakai untuk memperoleh informasi secara cepat dan tepat. Salah satu yang dapat merasakan pesatnya kemajuan itu adalah Perpustakaan. Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau sub bagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan ( Sulistyo-Basuki, 1994: 1).
Perpustakaan sebagai pusat informasi harus semakin profesional dalam meyelenggarakan fungsinya. Perpustakaan sudah selayaknya memberikan apa yang dibutuhkan oleh pengguna dengan cepat dan tepat. Salah satu perpustakaan yang sekarang ini berusaha mengikuti perkembangan teknologi informasi adalah perpustakaan perguruan tinggi. Disamping itu perpustakaan sebagai suatu lembaga yang mengolah informasi, menyebarkanluaskan informasi dan menjadi salah satu sumber pencarian informasi perlu ditunjang dengan adanya suatu sistem. Sistem yang dapat menampung semua kebutuhan perpustakaan. Oleh sebab itu Senayan Library Management System ( SLiMS) dapat menjadi salah satu jalan keluar untuk mengikuti kemajuan teknologi informasi di perpustakaan.
II. Prestasi Kreatif/Unggulan
Perpustakaan sebelum adanya teknologi informasi, sistem pengelolaan masih bersifat tradisional dengan semua layanan dilakukan secara manual. Sedangkan setelah adanya teknologi informasi diperpustakaan, sistem pengelolaan yang digunakan bersifat automasi dan digital. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan merupakan wujud dari suatu perubahan layanan. Perubahan ini yang mendorong perpustakaan untuk melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam aktivitas kesehariannya. Senayan Library Management System ( SliMS ) merupakan open source software berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan skala kecil hingga besar.
Dalam aktivitasnya perpustakaan Akademi Keperawatan Panti Rapih menggunakan SliMS 7 (Cendana). Program ini digunakan karena dapat menjawab semua pertanyaan yang berhubungan dengan kegiatan perpustakaan. Program SliMS memberi kemudahan pemustaka untuk melakukan kegiatannya. Dimulai dari pengolahan, keanggotaan sampai dengan pelaporan
III. Pembahasan
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang melayani para mahasiswa, dosen dan karyawan suatu perguruan tinggi tertentu ( akademi, universitas, institusi, sekolah tinggi, politeknik ). Perpustakaan perguruan tinggi didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan & pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Di perpustakaan perguruan tinggi banyak mahasiswa yang sudah melek terhadap teknologi, sehingga memudahkan perpustakaan untuk memberikan pelayanan informasi secara maksimal dan berkualitas.
Perkembangan teknologi informasi yang dikemas dalam bentuk informasi digital memberikan makna percepatan dalam memperoleh informasi yang diingikan. Oleh sebab itu perpustakaan dalam layanan merupakan fasilitas yang perlu dikembangkan keberadaannya meningat perkembangan teknologi mempermudah mencari informasi secara online. Sehingga perpustakaan dengan pustakawannya harus mampu mengikuti perkembangan teknologi agar mampu menyediakan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta berwawasan teknologi. Teknologi informasi membantu untuk mempercepat pengguna dalam memperoleh kebutuhan informasi dan membuat sistem agar layanan perpustakaan tersistematis. Menurut Wahyu Supriyanto ( 2008: 20 ) faktor penggerak meningkatnya tuntunan penggunaan teknologi informasi dalam perpustakaan adalah:
1. Kemudahan mendapatkan produk teknologi informasi
2. Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk teknologi informasi
3. Kemampuan teknologi informasi
4. Tuntunan layanan masyarakat serba “klik”
Dahulu perpustakaan STIKes Panti Rapih masih menerapkan teknologi manual yaitu menggunkan catalog biasa serta peminjamannya pun masih manual yang ditulis menggunakan tangan oleh pustakawan dengan menggunkaan sebuah kartu perpustakaan sehingga ketika pengguna kan meminjam buku maka oleh pustakawan akan ditulis dalam bukun tersebut. Namun sekarang di perpustakaan Akademi Keperawatan Panti Rapih sudah menerapkan SliMS yaitu sebuah automasi pangkalan data buku-buku di Akademi Keperawatan Panti Rapih.
SliMS adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan dibawah GPL v3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali. Aplikasi SliMS dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi GIT. (http:://slims.web.id)
Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif, program ini sangat cocok digunakan bagi peprustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf yang banuakl di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal ( intranet ) maupun internet.
Dalam pengaplikasiaan program perpustakaan STIKes Panti Rapih menggunakan SliMS 7 ( Cendana ). Beberapa fitur dalam program ini sangat membantu dalam tugas sehari-hari pustakawan. Fitur-fitur itu terdiri dari
A)Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di generate- on-the fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana ( simple search ) dan tingkat lanjut ( advanced search ). Dengan adanya fitur ini memudahkan pengguna mencari daftar koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Pengguna juga bisa mendapatkan informasi yang banyak untuk ketersediaan koleksi. Dengan mengetikan sujek, judul buku atau nama pengarang pada kolom yang tersedia maka akan keluar informasi yang di butuhkan.
B)Detail record juga tersedia format XML ( extensible markup language ) untuk kebutuhan web service. Detail record dapat memberikan informasi yang lebih lagi kepada pengguna. Dengan memilih satu judul buku maka akan diperoleh informasi yang lebih lengkap. Baik itu informasi tentang sinopsis buku, pengarang, gambar cover buku, penerbit sampai dengan jumlah ketersedian buku di perpustakaan. Sehingga pengguna juga dapat menggetahui status buku itu sedang dipinjam atau masih ada di rak koleksi.
C)Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data. Pada fitur ini berisi menu
* Add new bibliography
Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru. Pada fitur ini kita harus mengisi kolom-kolom informasi dengan jelas, sehingga mudah untuk dibaca dan dapat dimengerti oleh oengguna nantinya ketika akan membaca katalog.
* Bibliografic list
Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam database senayan. Informasi yang dimunculakn dalam menu ini adalah: title, pengarang, ISBN/ISSN, copies dan las update. Dengan menu ini, bibliografi dapat dicari untuk diedit atau dihapus.
* Item list
Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database senayan. Informasi yang ada dalam menu ini adalah item code, title, type, location, class dan las update. Dengan menu ini dapat pula dilakukan proses edit dan hapus item.
* Checkout items
Menu ini memberikan informasi tentang item yang sedang dipinjam. Dengan menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan pendekatan item atau judul bibliografi. Informasi yang ada dalam menu ini adalah item code, member ID peminjaman, title, loan date (tanggal pinjam ), due date ( tanggal kembali )
* Labels printing
Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data bibliografi yang sudah dimasukan dalam senayan.
* Item barcodes printing
Menu ini sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang sudah dimasukan dalam senayan.
* Import data
Menu import data ini digunakan untuk mengambil data bibliografi dari luar senayan dalm format csv ( atau dari database SliMS yang sudah di eksport dalam bentuk csv ), kemudian dimasukan dalam program aplikasi SLiMS
* Eksport data
Menu ini digunakan untuk mengambil data bibliografi dalam aplikasi SliMS untuk kemudian dapat di masukkan dalam aplikasi senayan lainnya. Proses ini dapat dipahami sebagai pertukaran data.
D)Manajemen masterfile. Dalam fitur ini dapat dimasukan data yang digunakan sebagai master dalam entri data bibliografi. Data-data yang dapat kita definisikan dalam modul master file ini adalah GMD general material designation, penerbit, agen, pengarang, subyek, lokasi, tempat terbit, status eksemplar, tipe koleksi, bahasa dokumen, label, kala terbit, data pengarang mubazir, data subyek mubazir, data penerbit mubazir, data tempat terbit mubazir
E)Sirkulasi dengan fitur:
* Peminjaman
* Pengembalian kilat
* Aturan peminjaman
* Sejarah peminjaman
* Daftar keterlambtan dan denda
* Reservasi
F)Manajemen keanggotaan. Dalam fitur ini ada beberapa menu yang terdiri dari
* Keanggotaan
Digunakan untuk melihat anggota yang telah terdaftar dalam sistem. Informasi yang ditampilkan adalah member ID, membership type, email, last update. Pada menu ini juga dilengkapi dengan fasilitas delete dan edit
* Tambah anggota
Fasilitas ini untuk menambahkan data anggota baru ke dalam program. Pada form ini juga tersedia fitur pending membership. Jika pending membership ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif.
* Tipe anggota
Merupakan definisi jenis keanggotaan. Dalam menu ini berisi batas eksemplar peminjaman, lama pinjam, pemesanan, batas eksemplar pemesanan, lama keanggotaan, denda perhari, dan toleransi keterlambatan
* Kartu anggota
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota.
G)Inventarisasi koleksi ( stocktaking )
Fitur ini merupakan fasilitas untuk membantu para pustakawan melakukan kegiatan stock opname, Ketika proses stock opname dimulai semua koleksi kecuali yang sedang dipinjam akan dianggap hilang, lalu masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek pada proses stock take. Menu-menu yang terdapat dalam fitur ini adalah
* Rekaman inventarisasi
Menu ini berisi laporan stock opname yang telah dilakukan.
* Inisialisasi
Menu ini digunakan untuk memulai stock opname
H)Laporan dan statistik. Fitur ini berisi informasi kegiatan perpustakaan. Fitur ini berisi menu-menu: statistik koleksi, laporan peminjaman, laporan anggota, rekapitulasi, daftar judul, daftar judul eksemplar, statistik penggunaan koleksi, peminjaman berdasarkan klasifikasi, daftar anggota, daftar peminjaman anggota, sejarah peminjman, peringatan jatuh tempo, daftar keterlambatan, aktifitas staf, statistik pengunjung, statistik pengunjung (per hari ), daftar pengunjung, laporan denda.
I)Pengelolaan terbitan berkala
Dalam fitur ini berisi menu kendali terbitan berkala dan menu berlanganan terbitan berkala
J)Counter Pengunjung perpustakaan. Pengunjung perpustakaan dibedakan menjadi 2: anggota yang sudah terdaftar dan pengunjung yang bukan anggota/tidak terdaftar.
K)Member area. Pada fitur ini anggota dapat melakukan login dengan menggunakan ID anggota dan password yang sebelumnya sudah ditentukan oleh pustakawan sewaktu input data anggota. Ketika anggota login, anggota dapat melihat koleksi yang dipinjam, serta melakukan penggantian password.
L)Modul sistem dengan fitur: konfigurasi global, manajemen modul, manajemen user ( staf perpustakaan ) dan group, pengaturan hari libur, pembuatan barcode otomatis, utilitas untuk backup
Fitur-fitur dalam program SliMS dapat menjawab kebutuhan yang diperlukan untuk perpustakaan STIKes Panti Rapih.
IV. Kesimpulan
Pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasinya dalam perpustakaan sudah menjadi suatu keharusan pada saat ini. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut akan menjadikan perpustakaan maju. Dengan memanfaatkan teknologi tentu bukan hal yang mustahil perpustakaan dapat memberikan pelayanan dan informasi yang tidak lagi terbatas pada ruang dan waktu. Hal ini membuat perpustakaan lebih dikenal dan lebih dekat dengan pemustaka yang pelayanan dan aktivitasnya mampu memuaskan keinginan pemustaka.
V. Daftar Bacaan
Sulisyto-Basuki, 1994, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramdeia Pustaka Utama
Supriyanto, Wahyu, 2008, Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital, Yogyakarta: Kanisius
Isniawati Prayitno, A.Md
No Comments